08 Октября 2018 в 11:35 439

10 шагов к правильному ивенту

«А бюджет какой?»

Заходит перед Новым Годом эйчар к директору и говорит: «Семен Аркадьевич! Нам бы корпоративчик провести.» Директор гладит крышку потрепанного годами Макбука и задает вопрос: «А бюджет-то какой?»


К сожалению, с этого вопроса начинается обсуждение среднестатистического мероприятия, в частности — корпоратива. Но это неправильно и вот почему. Сначала нужно понять какая у нас цель. Чего мы хотим добиться этим корпоративом? Может, он вообще не нужен. Даже вреден.


Например, такая ситуация: люди хотят сходить на профильное мероприятие (которое не могут оплатить), а им вместо того, чтобы помочь, устраивают бюджетное возлияние. И что тогда? Они весь праздник думают, сколько денег потратили впустую, да и вообще «лучше б премию выдали».


Итак, корпоратив далеко не единственный инструмент для налаживания связей внутри компании. Когда мы получаем запрос на проведение ивента, то начинаем с определения целей, выясняем текущее состояние дел и потребности людей, для которых, собственно, и готовится ивент.


Шаг 1

Знакомимся с гостями, «рисуем» портрет целевой


Очень часто сторона, которая организует ивент, проецирует свои личные предпочтения и придумывает интересное для себя. Но все люди разные и фломастеры тоже должны быть разными.


Поэтому важно собрать информацию, расспросить руководителя, HR-ра, узнать, чем живут люди, что им интересно. Поинтересоваться итогами предыдущих ивентов: что понравилось, что было полезным.

Шаг 2

Определяем задачу


Чего мы хотим достичь с помощью ивента?


От задачи будет зависеть тип, формат и сама суть мероприятия. Есть три основные цели:

•      сплотить команду или найти слабые точки → командообразующий тренинг

•      чему-то научить → воркшоп или мастер-класс с проработкой

•      поощрить или отметить годовщину компании → уютный вечер или совместный выезд


На этом этапе стоит обсудить бюджет. Если бюджет небольшой лучше придумать интересную идею, чем пытаться на 10 гривен устроить помпезный банкет. В этом случае люди запомнят, как им было интересно, а не как быстро закончился алкоголь.

Шаг 3

Выбираем концепцию ивента


Концепция – это ось мероприятия, вокруг неё будут развиваться все события. Как только вы подберете тему, идеи начнут приходить сами по себе.


Но перед тем, как начать придумывать, определитесь с тоном коммуникации: более официальный или дружеский, решите какая активность должна быть обязательной, убедитесь, что понимаете, какой уровень вовлечения приемлем для гостей, чтобы не оказалось, что все хотели просто «посидеть и посмотреть», а у вас всё построено на массовых конкурсах.

Шаг 4

Ищем несколько идей, в рамках выбранной концепции


Идея даст легкое понимание чем дальше наполнять ивент. Когда есть центральная мысль всё становится понятным, появляется внутренняя логика, идеи любых активностей легко проверяются на соответствие.


Простой пример: если концепция — это маршрут, то идея — экипировка, в которой мы по маршруту пройдем. То есть выбор шоу-программы, активностей, обстановки, атмосферы, локации и сценарных решений.

Шаг 5

Выбираем лучшую


Доработайте одну, лучшую идею, из ранее выработанных, на предмет соответствия ее c шагами № 1, 2, 3. Постарайтесь подобрать идеальное сочетание идея/место проведения/цена, дающее 100% попадание в цель.


Подготовьте детальный план мероприятия. Разложите все идеи в хронологическом порядке. Проверьте логику.

Шаг 6

Итак, вы определились с идеей. Теперь подыщите две-три подходящие локации


Обязательно обратите внимание на такие моменты:


•   удобство логистики

•   техническая возможность реализации там ваших идей

•   возможность работы со сторонним кейтерингом или условия работы с кухней локации

•   нюансы работы с алкоголем

•   условия безопасности, шумо/звуко изолированность,

•   необходимость получать разрешительные документы для проведения мероприятия

Шаг 7

Закладываем гринзоны: времени и бюджета


Гринзона — это запас ресурсов (времени, людей и финансов), гарантирующий бесперебойное проведение мероприятия. Например, если мероприятие у вас начинается в 20:00, а подрядчики сказали, что установят оборудование за 5 часов, значит их стоит пригласить не на 5, на 7 (а может и 8) часов раньше.


На мероприятии с поселением необходим зазор между заездом в отель и непосредственным началом ивента. Ведь гостям нужно сходить в душ и отдохнуть с дороги.


Просчитываем бюджет с запасом 20% на возможные выходы из зон бюджета. Например, гости выпили всю воду и срочно нужно бежать в супермаркет или делать заказ по интернету. Такое случается, например, когда во время лютой жары гости начинают поливать себя водой, расходуют просчитанный запас. 1,5 л/чел воды на 8 часов – беспроигрышный вариант, но все может быть.

Шаг 8

Утверждение подрядчиков.


Конечно, в идеале чтобы это были уже знакомые, проверенные люди. Но есть нюансы.


Иногда, чтобы быть уверенным в качестве люди выбирают крутых дорогих по их мнению подрядчиков. Но для избалованного крупными заказами агентства этот бюджет может казаться совсем непривлекательным, и он будет вести проект «вполсилы». Потому можно позвать более молодых, для них ваш ивент будет возможностью показать себя, а значит, выложиться на полную.


Есть несколько пунктов выбора/проверки подрядчиков:


1. Проверьте реквизиты подрядчика, узнайте его номер в ЄДРР.

2. Плюс для подрядчика – возможность подписать договор. Просмотрите договор вместе с юристом фирмы или составьте его самостоятельно.

3. Смотрите портфолио. А ещё свяжитесь с людьми, которые на сайте указаны в списке клиентов, и задайте им такие вопросы:

а) сколько времени ушло на подготовку (монтаж оборудования) и на демонтаж? Насколько чисто сработали подрядчики (не оставили ли они после себя горы мусора и разбитый паркет?)

б) как прошло само мероприятие?

в) насколько они оказались исполнительны?

Шаг 9

Брифинги. Проверяем всё!


Проведите брифинги со всеми подрядчиками. Познакомьте их со сценарным планом и таймингами. Обсудите количество подготовительных встреч и репетиций, если они нужны.


Важно. Распределите зоны ответственности. Когда у вас планируется большое мероприятие отвечать за все самому невозможно. Если бы такая схема была реальна, то у Джобса не было бы заместителей.


Инструктируя подрядчиков и менеджеров, контролируйте сроки и гринзоны. Если мероприятие начнется в 20:00 и подрядчики сказали, что на установку оборудования им понадобится пять часов, значит приглашайте их не на 15:00, а хотя-бы на 13:00.

Шаг 10

Определяемся с цифрами и датами.


Утвердите бюджет, финальную локацию и дату.

По опыту: во избежание неприятных неожиданностей сразу же бронируйте.


Готовьтесь наслаждаться ивентом!


Автор: Алексей Провороцкий, CEO Action4

sostav.ua

Присоединяйтесь к нашему каналу в Telegram.
 
,