7 лайфхаков по оптимизации и систематизации рабочих процессов в digital

В нашем динамичном и быстроменяющемся мире, где информация обновляется даже не ежедневно, а ежесекундно, очень важно уметь организовывать свое время так, чтобы достигать эффективных результатов при минимальных усилиях. В этом помогает умение структурировать и систематизировать рабочие процессы и документы.

Комментарии 1913

Предлагаю рассмотреть семь лайфхаков по применению этих качеств в работе.

1. Работа с почтой

Почта является одним из ключевых инструментов рабочего процесса большинства людей. Чтобы работа в ней была максимально удобной и понятной, рекомендую:

  • Структурировать свои контакты

К примеру, делим все входящие письма на папки по сотрудникам, клиентам и партнерам.

Кроме того, в папке «Сотрудники» создаются личные папки коллег, от которых вам приходят письма. При этом, если структура организации, в которой вы работаете, состоит из нескольких агентств (как у нашей группы razom communications: Havas Media Ukraine, Universal McCann, Initiative, FCB Kyiv, THINKMcCANN), то сразу выделяем их.

В папке «Клиенты» формируем папки по названию клиента/бренда: Клиент 1, Клиент 2, Клиент 3 и так далее.

А папка «Партнеры» в сфере digital может иметь следующую разбивку: AdLove, Admixer, AdPartner, и далее по алфавиту.

  • Использовать логичное и смысловое название тем писем

Например, письмо по бронированию рекламной кампании (РК) в теме содержит: название агентства, суть письма, партнера. Havas Media Ukraine / бронь РК Клиент (партнер)

  • Продолжать ветки переписок, пока изначально поставленная задача не будет закрыта

2. Сервер и рабочие папки

Для того чтобы у всех сотрудников, был доступ ко всей рабочей информации, создаются сервера, которые, в свою очередь наполняются рабочими папками с соблюдением определенной структуры и логики.

Скажем, папка по новой РК в digital может выглядеть так:

3. Использование шаблонных рабочих файлов и соблюдение логики в их названиях

Среди основных файлов, с которыми работают digital-специалисты, можно выделить такие как: бриф (о котором говорили по ссылке), медиаплан, excel-отчет, ppt-отчет и прочее. Важно понимать, что все эти документы должны быть шаблонизированными, чтобы при каждом новом запросе не приходилось создавать файлы заново, при этом тратя уйму времени, которого зачастую и так не хватает.

Кроме этого, рабочие шаблоны должны быть логично названными. К примеру, можно использовать следующую логику:

  • Название документа:
  1. Media-Plan = MP (медиаплан) 
    Пример: MP_Havas_Internet/Digital_Client_Brand/Product_11-12’18_20180904
  2. Weekly Report = Report (недельный отчет) 
    Пример: Report_Havas_Internet/Digital_Client_Brand/Product_11-12’18_20180904
  3. Screenshots = Screens (скриншоты запуска) 
    Пример: Screens_Havas_Internet/Digital_Client_Brand/Product_11-12’18_20180904
  4. Post-Buy = PB (итоговый отчет по результатам РК) 
    Пример: PB_Havas_Internet/Digital_Client_Brand/Product_11-12’18_20180904
  • Название агентства (Havas)
  • Название медиа (Internet или Digital)
  • Название клиента (Client)
  • Указание бренда/продукта (Brand или Product)
  • Период кампании (11-12’18)
  • Дата создания документа в формате ГГГГММДД (20180904)

4. Файл статус

Проекты по клиентам, объемы ежедневных задач, доступы к статистикам, полезные ссылки, условия по партнерам – это малый список того, что имеет значение в организации работ в digital. Чтобы вся эта информация всегда было под рукой, создаются файлы в формате excel или в Google Docs, которые актуализируются в процессе работы.

5. Детальный статус на время отпуска, смены должности

Чтобы с чистой совестью уйти в отпуск или занять новую должность и при этом свести к нулю количество обращений со стороны коллег, а также не бояться за дальнейший рабочий процесс, нужно ответственно подходить к передаче дел, которые требуют закрытия. Рекомендую создавать детальный статус в черновиках писем (или отдельных файлах, кому как удобно) за пару дней до предстоящей даты отпуска/перемен, чтобы в последний день тратить время только на его актуализацию и таким образом уменьшить вероятность что-то упустить.

6. Распределение рабочего времени

Обязательные пункты в организации рабочего процесса: ежедневное планирование и ревизия текущих задач. В это время вас никто не должен отвлекать, чтобы можно было сосредоточиться и сделать все максимально оперативно. Лучшее время для этого – или ранее утро, или вечер.

А, к примеру, рабочие встречи полезно заносить в календарь, чтобы коллеги знали, когда есть возможность задействовать вас, если в этом возникает необходимость.

7. Социальные сети

Пожиратели времени! Выходите из социальных сетей, когда сосредоточены на какой-то задаче. Для рекламных целей создавайте отдельные рабочие аккаунты.

Применяя эти рекомендации на практике, вы сразу увидите результат и сэкономите время – самого ценного жизненного ресурса.

Автор: Марина Захарова, Digital Head Havas Media Ukraine

​​sostav.ua

Обсудить с другими читателями:
Погода