7 порад з організації робочого процесу від Viber

Вимушений перехід на віддалену роботу у зв'язку з пандемією COVID-19 застав усіх зненацька. І незважаючи на те, що з моменту початку карантину минуло більше місяця, деяким компаніями все ще складно налагодити робочі процеси в дистанційному форматі, а співробітникам — пристосуватися до нових реалій сьогодення.

Комментарии 867

Найкращим способом вивести формулу ідеальної організації віддаленого режиму роботи є аналіз досвіду організацій, які давно дотримуються такого принципу і мають безліч офісів по всьому світу. Так, наприклад, компанія Rakuten Viber, як і багато інших, ще в кінці березня перейшла на віддалену роботу. Розробники, дизайнери, менеджери та керівники в Ізраїлі, США, Росії, Англії та Білорусі — всі зараз дотримуються режиму самоізоляції та успішно ведуть роботу з дому. Анна Знаменська, директор з глобального розвитку Rakuten Viber, поділилася порадами, які допомагають їй та безлічі інших співробітників компанії організувати роботу і залишатися ефективними.

Перш, ніж приступати до роботи, дуже важливо спланувати свій графік наперед. Це допомагає залишатися зібраним та не забувати про майбутні справи. Під час карантину виділіть собі час на те, щоб сісти у затишному місці та подумати про плани на день, розписавши всі завдання і розставивши їх за пріоритетністю та терміновістю. Для планування можна використовувати спеціальні додатки або функцію Viber - "Мої нотатки". Вона допомагає створити та організувати список справ, а також відмічати вже виконані завдання. Таке заняття не тільки допоможе залишатися продуктивним в період карантину, а й сформує корисну звичку й для подальшої діяльності.

Дуже важливо виділити собі тихе місце вдома спеціально для роботи. Необов'язково міняти планування квартири заради окремого кабінету. Це може бути навіть кухонний стіл — головне, щоб там вас ніхто не відволікав від справ. Для створення максимально робочої атмосфери можна додати елементи офісного стилю в інтер'єр — маркерну дошку, підставки для документів, настільну лампу та дрібну канцелярію.

Для злагодженої командної роботи дуже важливим є зв'язок, особливо в період карантину. Комунікацію між співробітниками необхідно підтримувати за допомогою спеціальних платформ для спілкування, які повинні бути багатофункціональними (для вирішення декількох справ одночасно), популярними (щоб всі могли залишатися на зв'язку) та безпечними (для збереження конфіденційних даних). Наша команда, наприклад, веде комунікацію за допомогою групових чатів Viber. Вони допомагають скоординувати поточні завдання, обговорити різні питання та обмінятися файлами різних форматів. Якщо в команді багато співробітників, замість групового чату можна створити спільноту. Кількість її учасників — необмежена, а ті, хто лише приєдналися, зможуть побачити історію листування. Для розв’язання термінових питань ми використовуємо групові аудіодзвінки. До речі, на початковому етапі ізоляції Viber збільшив число учасників групових дзвінків до 20, щоб користувачі могли швидко та ефективно отримувати актуальну інформацію та бути в курсі справ.

Також дуже важливо не забувати про безпеку платформи для спілкування. Ми рекомендуємо використовувати програми, які захищені наскрізним шифруванням за замовчуванням. Це означає, що всі повідомлення зашифровані і треті особи не можуть їх переглянути. Якщо ви все одно хвилюєтеся, що ваші дані можуть потрапити комусь іншому, скористайтеся повідомленнями, які зникають.

Дуже важливо під час робочого дня не відволікатися на зовнішні подразники. Якщо вас турбують ваші домашні, попередьте їх про те, що ви на роботі. Повідомте точний розклад. За бажанням — складіть графік, одним пунктом з якого може бути п'ятихвилинка спілкування з рідними в перервах між робочими дзвінками та зустрічами. Якщо відволікає обстановка, намагайтеся зібратися з думками та налаштуватися на роботу за допомогою йоги або прослуховування музики для концентрації.

Хоч і віддалений режим роботи для багатьох здається казкою, насправді такий графік підходить далеко не всім, особливо після багаторічного досвіду роботи в офісі. Можуть з'явитися проблеми з організацією роботи та зібраністю, але це буде тільки перший час. Розкажіть, що у вас не виходить своїм колегам і близьким, попросіть їх вам допомогти й поділитися порадами. Це не тільки допоможе вам виробити свій ідеальний сценарій віддаленого робочого дня, а й зблизить вас з іншими співробітниками.

Після закінчення робочого дня співробітники зазвичай повертаються додому, де займаються своїми особистими справами та відпочивають. Однак, коли ви працюєте віддалено, обстановка не змінюється і можна не помітити, як день підійшов до кінця. Щоб так не сталося й у вас залишився час на відпочинок, варто дотримуватися раніше прописаного робочого плану та закінчувати роботу вчасно. Зайві зусилля і відсутність вільного часу негативно впливають на мотивацію співробітника та його самопочуття, що надалі стає причиною морального вигорання.

Карантин — прекрасна можливість не тільки провести більше часу вдома з сім'єю, але й опанувати нові навички. Адже скоро самоізоляція закінчиться, а надбані корисні звички ще не раз знадобляться пізніше. Тому постарайтеся приділити якомога більше часу для саморозвитку, бережіть своє здоров'я і своїх близьких, щоб потім з новими силами досягти ще більше кар'єрних та особистих перемог. 

sostav.ua

Обсудить с другими читателями:
Effie
Погода
Effie