Гибридные мероприятия: преимущества и недостатки
Формат, объединяющий онлайн и офлайн-присутствие, имеет целый ряд преимуществ. Именно они делают гибридные мероприятия ключевым направлением на рынке event-услуг в условиях карантина. Но опыт проведения смешанных собраний доказал их полезность и в стабильных ситуациях.
●Минимизация возможности срыва
Подготовка массового мероприятия на несколько сотен или тысяч человек занимает много времени. А риск возникновения очередной волны пандемии достаточно высок. Поэтому собрание участников из разных уголков мира или даже одной страны может оказаться под угрозой срыва. Гибридные конференции, в таком случае, идеальный вариант. Они позволяют перевести участников в онлайн-режим и не отменять событие полностью.
●Экономия средств
Смешанный тип ивентов несет меньший финансовый расход на организацию и является достаточно эргономичным. Для проведения любого мероприятия необходима подходящая площадка. Вариантов аренды помещения на 200 человек гораздо больше (телестудии, лофты, атриумы), чем на 2000. Соответственно и цена за компактные помещения будет ниже. Гибридные мероприятия не требуют полного заполнения зала, так как половина участников будет на видеосвязи. Это позволяет присутствующим на площадке соблюдать необходимую дистанцию.
●Привлечение спонсоров
Для мероприятия с небольшим количеством гостей сложно найти спонсора. Но присутствие виртуальных участников способно все поменять. Чем больше охват, тем более низкая стоимость контакта с целевой аудиторией для спонсора и выгоднее предложение.
●Вовлечение участников
Гибридный формат позволяет привлечь больше людей. Для участия в мероприятии не нужно никуда ехать, достаточно подключиться к трансляции из дома. Технологии позволяют объединить виртуальную и физическую площадки в единую систему, где каждый участник сможет оказывать влияние на ход событий.
Недостатки гибридных мероприятий
Главный минус смешанного формата — возможные неполадки с техникой или нестабильная связь. Такое мероприятие требует перед запуском тщательной проверки звуковой и видеоаппаратуры. Если со стороны организаторов все надежно проверено, не факт, что у самих онлайн-зрителей не возникнет проблем. К счастью, это редкие случаи. Современные технологии и развитие Интернет-покрытия минимизируют неполадки с трансляцией.
Специфика и организация гибридных мероприятий
Гибридное мероприятие не следует превращать в скучную конференцию со статичной картинкой. Оно должно удерживать внимание участников. Организаторам необходимо создать событие больше похожее на шоу. Смешанный формат позволяет передать дух и стиль ивента благодаря брендированию площадки и экрана трансляции.
В смешанном формате виртуальным участникам не всегда удобно подолгу сидеть перед монитором. Оптимальное время — 2-3 часа. Поэтому долгосрочные мероприятия растягивают во времени, разделяя их на несколько трансляций с сочетанием живого и виртуального общения. Например, онлайн-выступления экспертов и живые дискуссионные встречи. Это позволяет реализовать многодневную программу с максимальным уровнем вовлеченности участников.
Эмоционально насыщенный и одинаково полезный для онлайн и офлайн-зрителей ивент позволить привлечь новую аудиторию. Поэтому организаторам нужно хорошо продумать как поддерживать взаимосвязь между этими группами. Это особенно важно для образовательных трансляций или мероприятий с целью знакомства участников.
Серьезная проблема, с которой сталкивается гибридный формат — нетворкинг. Особенно, когда одни гости присутствуют на мероприятии лично, а другие — только виртуально. Еvent-технологии достигли достаточного уровня развития, чтобы обеспечить полноценный нетворкинг для всех участников. Чтобы сделать гибридное мероприятие полезным, необходим дополнительный инструмент. Здесь пригодиться приложение с функционалом нетворкинга, которым будут пользоваться как онлайн, так и офлайн-участники.
Еще одна сложность гибридного формата заключается в удержании вовлеченности реальной и виртуальной аудиторий. Если первая группа находится непосредственно в гуще событий, то вторая — как бы в позиции наблюдателя. Важно «поймать» баланс во взаимодействии всех участников. Онлайн-зрители не должны чувствовать себя ущемленными. К примеру, им можно демонстрировать немного бекстейджа или короткие интервью со звездными гостями, пока «живая» аудитория уходит на кофе-брейк.
Перспективы развития гибридных ивентов в 2022 году
Если в 2022 году угроза Covid-19 уйдет окончательно, большинство участников захотят встретиться в реальном мире. Ведь живое общение более эмоционально, чем виртуальное. Но гибридные мероприятия уже успели зарекомендовать себя как эффективное средство, например, для расширения охвата. Поэтому event-агентства будут активно использовать этот формат в дальнейшем.
Пандемия негативно сказалась на желании людей собираться большими группами. Вероятней всего, такая тенденция сохраниться и в следующем году. К тому же не все могут отложить свои обязанности и покинуть дом, чтобы уехать на несколько дней на конференцию. А возможность виртуального присутствия с большей вероятностью подтолкнет их к участию в событии.
Гибридная модель организации мероприятий станет ключевым направлением на событийном рынке в 2022 году. Еvent-услуги в инновационном формате будут достаточно востребованы, ведь они ведут отрасль ивентов по пути технологической эволюции.
Автор: Алексей Акимов, CEO event agency Idealsecrets, Partner&CCO marketing company Superheroes.ua.
Фото: https://depositphotos.com.
