Людмила Кучер, Ukraїner: “Головне – не забувати про мотивацію команди”

Людмила Кучер працює організаційною менеджеринею масштабного проєкту Ukraїner, який вже чотири роки збирає інформацію та розповідає про найвіддаленіші куточки, людей, мистецтво та бізнес в Україні. На момент оголошення всесвітнього карантину команда опинилася розкиданою по різних куточках України та світу. Але це не завадило компанії продовжувати працювати і не втрачати ефективності.

Комментарии 3853

Ми поговорили з Людмилою про те, як організувати роботу проєкту, до якого залучено близько 300 волонтерів, які інструменти найкраще використовувати та як не втратити моральний дух у важкі часи.

Як зазвичай влаштована робота Ukraїner?

Ми – волонтерська організація. У нас близько 300 людей залучено до різних процесів. Тому ми всі працюємо віддалено. Іноді ми можемо локалізувати роботу у великих містах, де є скупчення працівників. Зокрема, багато волонтерів у Києві, Львові й Коломиї. Цими групами ми можемо збиратися, але це радше мотиваційні зустрічі: пограти в якісь ігри та поговорити про всіляке. У нас бувають зустрічі стратегічного характеру. Тоді ми з’їжджаємося в одне місто і проводимо разом від одного до чотирьох днів та глобально плануємо проєкти.

Наскільки мені відомо, зараз частина команди залишилася в Індонезії? Ви планували вибиратися до кінця карантину?

Взагалі, було би класно. Але ми ще не знайшли можливості. Це не так просто зробити.

Як це вплинуло на роботу команди? Чи погіршився процес роботи?

На перший період карантину у всієї команди було певне психологічне та емоційне падіння. Ми на цей рік дуже багато планували. Ми мали запустити три паралельні зйомки. Це обговорювалося взимку, коли ще навіть думки не було про пандемію чи карантин.

Звичайно, після того, як все почалося, ми подумали, що тепер нічого не вийде. Але за тиждень ми зрозуміли, що це не особливо змінює наші плани, лише трішки їх реформує. Ми зрозуміли, що це можливість для нас зробити купу продуктів із тих матеріалів, які ми вже відзняли і до яких у нас постійно не доходили руки.

Які інструменти менеджменту команди ви використовуєте? Чи трекаєте час?

Спілкуємося ми у Facebook Messenger. Ми з нього починали і довгий час множили кількість чатів. Але у якийсь момент зрозуміли, що чати не вирішують усі наші проблеми. Тоді ми зрозуміли, що потрібна якась система, у якій ми могли б формувати задачі, які б не губилися у тисячах жартів, сердечок, фоточок і тд. Тож Messenger у нас залишився для оперативного зв’язку.

Worksection став основною системою, у якій ми зберігаємо всю інформацію. Там ми ставимо задачі, робимо розподіл по проєктах, виконавцях і етапах. Нам це дуже допомагає структурувати всі процеси та розуміти, хто за що відповідає.

Раніше була така проблема: ми про все домовилися, вирішили робити, але проходить тиждень-два і людина, виявляється, не зрозуміла, що вона мала щось зробити. І все починалося знову. Тепер цієї проблеми немає.

Чому саме Worksection? Є ще Trello, Basecamp і інші системи. Чому ви обрали саме цю?

Раніше я працювала у діджитал-агенціях та креативних студіях. Там ми працювали і з Trello, і з Basecamp, і з іншими CRM-системами. Але, наприклад, у Basecamp немає такого календарю як у Worksection. Там неможливо побачити, що зараз відбувається в проєкті. Все дуже розмите.

У Trello немає можливості настільки добре розписати задачу. І там немає такої ієрархії як у Worksection. А для нас важливі саме проєкти. Якби ми мали один проєкт, можливо Trello було б і досить. Але оскільки проєктів багато, важливо, щоб над ними працювали різні комани. Але є й цікава особливість, що завдяки Worksection вони можуть між собою якимось магічним чином поєднатися.

Чесно кажучи, ми не трекаємо час. Напевно через те, що ми не працюємо за гроші. Тож нам не треба чітко оцінювати ефективність. Ми працюємо на те, щоб зробити класний проєкт.

Насправді, перед початком роботи, я дуже довго займалася цим питанням. Я пробувала демо версії «топ 50 CRM-систем», які знайшла в інтернеті. Але більшість із них були занадто складними. Нам було важливо, щоб система була настільки простою, щоб не потрібно було довго вчитися в ній працювати. Тож Worksection мені здався оптимальним.

Як працює Worksection: 

 video

Що б ви порадили компаніям, які зараз вимушені переводити більшість людей на віддалену роботу?

Головне – навчитися комунікувати одне з одним, навіть віддалено. Мені здається, що командний дух – це все одно найголовніше.

А як це робити без звичних кавабрейків та перекурів?

Чарівна формула «80/20» все одно працює. Тобто 80% має займати робоче обговорення, а 20% – довільне. Варто придумувати якусь спільну діяльність.

sostav.ua
Обсудить с другими читателями:
Погода
Effie