Нельзя стоять на месте. Зачем продвигать электронный документооборот с помощью рекламы?

Использовать в работе цифровые сервисы и массово отказываться от бумаги в мире начали около 10 лет назад. А у некоторых стран этот процесс был запущен еще с 1997 года. В Украине и государство, и бизнес, активно работают в этом направлении только пару лет.

Комментарии 2564

С целью рассказать украинскому бизнесу и органам власти о важности цифровых сервисов и в частности электронных документов Всеукраинская рекламная коалиция, онлайн-сервисы электронного документооборота "Вчасно" и Document.Online в партнерстве с Программой Развития ООН (ПРООН) объявили конкурс на идею социальной рекламы.

Как убедить компании сломать привычные процессы и диджитализироваться? Какие практики Украина может перенять у других государств и что двигает диджитализацию внутри страны? Об этом в интервью рассказывает Оксана Ферчук – СЕО B2B-направления компании EVO, инициатора конкурса на креатив для социальной рекламы о популяризации электронного документооборота.

Оксана, давайте начнём с конкурса, который вы с партнерами объявили. Зачем всей Украине рассказывать об электронных документах с помощью креатива?

Электронные документы вместо привычных бумажных – это цивилизационный сдвиг. Представьте: человечество записывало важную информацию на материальных носителях, будь это таблички или папирус, последние 5 тысяч лет. Сейчас же есть возможность отказаться от физических носителей и большинство процессов перевести в электронный вид. Но точка принятия решения при переходе к цифровым сервисам – сами люди. Мы хотим их заинтересовать, развеять их страхи, дать понять, что из “староверов”, которые не принимают новые технологии, они могут стать инноваторами. Они могут уменьшить рутину в своей жизни и заменить ее более ценными вещами – общением с близкими, обучением или развлечениями. Цифровые технологии – это прежде всего удобство. Именно об этом мы хотим рассказать – с помощью креативных команд страны.

Технологии уже прочно вошли в жизнь каждого из нас, даже кажется, что так было всегда. Но бизнес всё же не такой гибкий, как отдельно взятый человек. Как убедить компании сломать привычные процессы и посмотреть в сторону цифровых услуг?

Во-первых, цифровые технологии чаще всего более дешевые. Приведу простой пример экономии. Наша площадка Zakupki.Prom.ua отказалась от бумажных документов, отправляет их в электронном виде через сервис "Вчасно" и за год работы сэкономила более 5 млн грн. В эту цифру включены затраты на бумагу, печать, конверты, почтовые или курьерские услуги. Во-вторых, автоматизация - это почти всегда уменьшение времени на административные и бюрократические процессы. А также уменьшение количества ошибок, которые люди неизбежно совершают при повторении одинаковых операций.

Еще один аргумент в пользу технологий – это привлечение новых людей в команду. Социологи утверждают, что 75% нового поколения отказываются работать в аналоговой среде. Они digitally born и выбирают цифровую среду. Представители поколения Z предпочитают работать в бизнесах, которые меняют мир к лучшему. Для этих людей важно, чтобы у компании были определенные ценности и эти ценности совпадали с их взглядами. Посмотрите на мир вокруг: люди активно сортируют мусор, отказываются от пластика, высаживают деревья и продвигают идеи разумного потребления. А цифровые технологии – это не только об экономии ресурсов, а еще и об экологии и спасении деревьев. Поэтому компании, которые, как минимум, отказываются от бумаги, более привлекательны для сотрудников поколений Y и Z.

Возможность пользоваться электронными документами в Украине существует более 10 лет. Но массово переводить документы в онлайн компании начали всего пару лет назад. Почему так произошло?

Сработал комплекс причин. Массовая доступность интернета, интернет-коммерция и распространение социальных сетей убрали персональный барьер. Люди больше не боятся интернет технологий – они ими пользуются каждый день. Также государство начало активно переводить в электронный вид документы. Самый яркий пример – электронные налоговые накладные, которые научили бухгалтеров не бояться электронных документов.

Влияют и примеры других стран. Например, в Великобритании можно открыть и вести бизнес, сдавать отчетность, не используя бумажные документы и не приходя в государственные учреждения. Нашу команду к принятию решения о запуске сервиса подтолкнул успех компании-“единорога” DocuSign, которая дает возможность подписывать и собирать электронные документы во многих странах. Она собрала финансирование на сумму более 500 млн долларов и уже имеет рыночную оценку выше 1 млрд долларов.

Что получают компании от перехода на онлайн-сервисы?

Кроме экономии денег, о которой я уже говорила – экономию времени своих сотрудников. Снижаются затраты на администрирование, высвобождается дополнительное время, которое команда может направить на выполнение других задач. Продавец – больше продает, финансовый аналитик – ищет возможности для увеличения прибыли, юрист – анализирует риски, а не перекладывает бумажки с места на место. То есть механическая работа, которая не создает ценность, заменяется цифровыми технологиями. Кроме того, автоматизация повторяемых функций и действий снижает количество ошибок и повышает качество процесса. В результате – бизнес становится более конкурентным и устойчивым.

В своей практике вы встречали тех, кто категорически отказывается переводить документы в онлайн? Как они это объясняют?

Конечно, есть компании, которые привыкли работать по-старому. Как говорят некоторые бухгалтеры, “мы с бумагой лучше спим”. Первая причина этого – консервативность. По статистике только 10-13% людей любят учиться чему-то новому, готовы экспериментировать и разбираться в том, чем еще не пользовались. Большинство “со скрипом” переходит к новым технологиям.

Вторая причина – страх. Ошибиться, заказывая в интернете подарок подруге за 300 грн – одна история. А вот сделать ошибку в бизнесе, которая может стоить десятки или сотни тысяч гривен, действительно страшно. Сильный мотиватор перехода к диджитал-технологиям – поведение государственных органов. Поэтому важно увеличивать количество онлайн-сервисов, которые государство предлагает бизнесу и гражданам. Это хорошие пилюли от страха.

Есть ли страны-лидеры, где бизнес и государство минимизировали потребление бумаги и все вопросы решают с помощью цифровых сервисов?

Конечно. Также, как существуют инноваторы среди людей, есть инноваторы и среди стран. Одним из близких нам примеров электронного государства является Эстония. Их слоган – “Мы построили цифровое сообщество. Вы тоже можете сделать это”. Эта страна взялась за диджитализацию еще в 1997 году. Граждан обеспечили картой электронной идентификации, а государственные услуги на 99% были переведены в электронный вид. Голосование на выборах, медицинская карта, оплата налогов  –  всё онлайн. Как и государственные реестры, которые синхронизируются между собой. Эстония даже предложила электронное гражданство для нерезидентов. Это возможность зарегистрировать свой бизнес онлайн, быстро и прозрачно и получить возможность работать в Европейском Союзе и со всем миром.

Какие практики Украина может перенять у этих стран?

Украина уже делает многое. Безусловно, успешный кейс – это электронные публичные закупки. У нас одна из наиболее продвинутых систем, у которой есть несколько уникальных черт. Это стабильная система, потому что есть центральная база данных и есть площадки-участники. Если одна из площадок по каким-то причинам недоступна – системой можно воспользоваться через любую другую. Вторая особенность – это симбиоз государства и бизнеса. Правила работы в системе определяет государство, оно же несет ответственность за работу центральной базы данных. А доступ к системе осуществляется с коммерческих площадок, которые конкурируют за клиентов-поставщиков и постоянно развивают сервис.

Второй близкий мне пример – это реформа системы здравоохранения. Система e-Health развивается в хорошем темпе. И снова один из влияющих факторов – присутствие в новой экосистеме государства и бизнеса. Насколько я вижу, реформа многое взяла от эстонского образца. И это здорово, ведь мы копируем не просто лучшее, а то, что уже доказало свою эффективность.

Если смотреть на диджитализацию в мире в целом, где Украина в этом процессе? И насколько мы активно двигаемся вперёд (или тормозим)?

Первый вопрос, на который стоит ответить: где мы в рейтинге стран по возможности доступа к широкополосному интернету (широкополосный интернет согласно определению рабочей группы, которая разрабатывала план цифровизации Украины, – это доступ к сети со скоростью 30 Mbit/s). Ведь если нет интернета – нет интернет услуг. И этот рейтинг вас расстроит: мы точно в хвосте среди европейских стран и где-то на 50-х позициях в мировых рейтингах. В Украине регулярно пользуются широкополосным интернетом около 60% граждан. Технологии 3G-4G, безусловно, должны дать доступ к сети большему количеству людей. Но, во-первых, с помощью мобильного интернета не всегда удобно пользоваться электронными сервисами, особенно для ведения бизнеса. Во-вторых, наши мобильные операторы в силу экономических причин не спешат в регионы, где есть проблемы с проводным интернетом. В селах без доступа к сети находится около 35% населения. В Украине, по официальным данным, есть 12 тыс. населенных пунктов со школами, детскими садами, центрами предоставления административных услуг без интернета или с доступом на маленькой скорости.

Если перейти с уровня физического доступа на уровень услуг, то коротко можно ответить так: государство как провайдер электронных услуг пока получает оценку “плохо”. Но очень высокая скорость развития и постоянное появление новых сервисов позволяют верить, что есть шанс наверстать упущенное. С предложениями от бизнеса в нашей стране ситуация лучше – есть масса диджитал-решений. Наверное, в силу хорошего развития IT-комьюнити, большого количества компаний, которые работают для глобального, а не только украинского рынка. А вот использование цифровых услуг у нас пока находится на низком уровне. Компании не понимают, что уже работают на глобальном рынке и опоздали с диджитализацией. Не так важно, что они продают услуги на территории Украины – привлекая персонал в свою команду, они уже конкурируют с европейскими компаниями.

Что помогает Украине на пути к диджитализации?

Помогает молодежь с ее бескомпромиссностью и прямолинейностью. Эти люди “голосуют ногами” за современные инструменты для работы. Они могут уйти в другую компанию или даже уехать в другую страну в поисках инновационных подходов, прогрессивных технологий и креативных задач. Представители нового поколения за то, чтобы в их работе был смысл и ценность. Они и выдавят рано или поздно из бизнеса бессмысленное перемещение бумажек между этажами и физические подписи.

Вашему сервису электронного документооборота уже более двух лет. Какие разочарования и победы за время работы вы можете отметить?

За 2018 год я пообщалась с несколькими сотнями компаний. Чаще всего первая реакция на предложение работать с электронными документами и электронными сервисами позитивная. Но потом, когда вопрос касается перестройки бизнес-процессов, вовлечения партнеров, подключения юристов – оптимизм пропадает. Люди стремятся уклониться и делать все как раньше: “Не трогайте руками, оно же как-то работает”.

Только часть из этих компаний перешла на работу с электронными документами. И самое вдохновляющее – это обратная связь от них. Им не просто нравится новый способ работы, они приходят с просьбами помочь перевести в электронный вид все больше новых процессов и документов.

Каким, по вашему мнению, должен быть креатив, который вы ищете с помощью конкурса, чтобы он "зацепил" и убедил как можно больше людей?

Мне кажется, креатив социальной рекламы должен быть о жизни каждого из нас, о том, что мы принимаем важные решения каждый день. Например, у меня есть несколько правил, которым я следую уже много лет. Первое: каждый месяц пробовать что-то новое. Не важно это еда, гаджет, сервис или новый маршрут на работу. Второе правило: два раза в год я иду и целенаправленно учусь чему-то новому  –  от технологии ненасильственного общения до курсов стратегического архитектора.

Ежедневные решения ведут нас и наше окружение вперед или тянут назад. И уже нельзя спрятаться за шаблонными фразами “я ничего не могу изменить”. Любой из нас сегодня может прекратить распечатывать документы, попробовать новый интернет сервис, начать сортировать мусор или перестать пользоваться пластиковыми стаканами и посудой. Это точно под силу каждому.

Конкурс на креатив для социальной рекламы о популяризации электронного документооборота продолжается. Подробные условия и бриф вы можете найти по ссылке. Работы принимаются до 3 мая 2019 года.

sostav.ua

Обсудить с другими читателями:
Погода