Outdoor-ивент зимой. Что важно учесть?

Мы все знаем и любим формат рождественских ярмарок, которые дарят атмосферу настоящего праздника. Это недооцененный вариант проведения корпоративных ивентов, который в изменившихся обстоятельствах и при запрете на традиционные корпоративные мероприятия может стать прекрасной альтернативой. Давайте рассмотрим, почему.

Комментарии 665

Почему актуален outdoor-формат в условиях COVID-19?

Outdoor-формат — это хорошая замена традиционному ивенту во время COVID-19. Потому что проблема пандемии для сферы ивентов заключается в двух вещах: личные страхи и законодательные страхи.

Законодательные страхи касаются того, что классические ивенты находятся сейчас под запретом. В то же время при проведении мероприятия на природе, если мы предпринимаем все необходимые меры и следуем методикам защиты от вируса, то сводим потенциальные риски к минимуму.

Кроме этого мы также понимаем, что распространение COVID-19 на улице менее вероятно, чем в помещении. Особенно если местом проведения станет сосновый лес, например. Потому что воздух в сосновых лесах богат фитонцидами — растительными антибиотиками, которые убивают или тормозят рост бактерий и вирусов.

Еще один аргумент в пользу мероприятий на открытом воздухе в этом сезоне — многие любят подобные зимние активности. Они у нас ассоциируются с зимой и зимними праздниками. Например, зимний отдых в горах, катание на лыжах, глинтвейн в уличных кафе, соревнования по  зимним видам спорта.

Еще один любимый формат зимних развлечений — рождественская ярмарка, когда люди в теплой комфортной одежде гуляют по зимней площадке, смотрят развлекательную программу, получают удовольствие от горячей еды и напитков в соответствующем антураже. Сейчас из-за пандемии все массовые новогодние мероприятия будут отменены. Но если мы говорим о частном мероприятии вдали от городских площадей с учетом всех необходимых мер безопасности, то такой формат нам привычен, понятен, приносит удовольствие и дарит заряд праздничного настроения.

Сюда же можно добавить открытие новогодней елки вместе с open air праздничными концертами и программой, которые в этом году не состоятся.

Такие форматы в рамках корпоративного ивента с соблюдением норм безопасности ассоциируются с новогодней ночью и ощущением праздника. Ну а любителям экстремального отдыха можно предложить формат традиционного купания в проруби на праздник Крещения.

Как это все завернуть в корпоративную обертку?

Outdoor-корпоративы проводились и раньше, но их было в разы меньше. Это рабочий формат, он существует и сейчас особенно популярен.

В какой-то мере во время ивента на открытом воздухе сложнее обеспечить комфорт участникам. Поэтому это менее популярный вариант, чем проведение корпоратива в помещении. Но, учитывая, что мы живем в 21 веке, у нас есть масса технических возможностей и различного оборудования, чтобы создать комфортные условия для гостей на мероприятии зимой.

Плюсы и минусы outdoor-ивента

С минусами температуры и погоды можно легко справиться. Особенно учитывая наши теплые зимы последних лет. Если холодно, есть обогреватели. Если снег, есть открытые шатры/навесы. В конце концов, есть теплая одежда.

Главное, что у людей уже есть ассоциации с outdoor-активностями, которые приносят удовольствие — зимние ярмарки, праздничные гуляния, елки, лыжные каникулы. А значит, они, скорее всего, хорошо отнесутся к идее ивента с новогодним антуражем под открытым небом, если ее хорошо оформить и правильно подать.

Еще очень важный минус — это туалет.  Биотуалет — не самая удобная вещь зимой на улице. К счастью, есть более комфортная альтернатива — выездной туалет, который используется в киноиндустрии и на съемках, в том числе и в Голливуде.

Теперь о плюсах. Во-первых, это офлайн-ивент. Если мы сравниваем офлайн и онлайн, то даже с особенностями outdoor офлайн однозначно выигрывает. Ведь возможный температурный дискомфорт решаем теплой одеждой и обогревателями, но живое общение и интерактивность мероприятия не заменить ничем. Очень ценно когда артист видит быструю реакцию зрителя, а зрители могут между собой пообщаться, поделиться эмоциями.

Офлайн-ивент даже в формате зимний outdoor — это взгляд на мероприятие под углом 360 градусов, а не в рамках плоского экрана 16:9! К сожалению, часто участники онлайн-ивента со стороны гостей просто включают телефон на трансляцию, кладут его в карман и занимаются своими делами, сидя в трусах в кресле. Нужно учитывать риски онлайн-ивента, когда в рамках корпоративного мероприятия гости не всегда смотрят все эти трансляции, а подключаются и просто уходят.

Ну и главный плюс зимнего outdoor-ивента — это хорошая альтернатива и менее рисковый формат проведения мероприятия во время пандемии. Риски снижаются за счет хорошей вентиляции и открытого воздуха и минимального скопления людей.

Главное — сделать акцент на безопасность, комфорт и инфраструктуру. Все остальное, по большому счету, организовывается так же, как и классические ивенты в помещении.

Главная особенность outdoor-ивента, особенно зимой — это более активный формат. Желательно, чтобы люди двигались, иначе как бы ты ни обогревал человека, он все равно замерзнет. Поэтому здесь были бы уместны некие фуршетные или ярмарочные форматы, в которых человек мог бы передвигаться и активничать в формате ярмарки. Это могут быть спортивные или танцевальные активности либо что-то другое. Заказчик сам выбирает, что ему больше нравится.

Но важно помнить, что у outdoor-ивента должно быть несколько точек внимания. Если классический ивент подразумевает наличие, как правило, одной сцены, вокруг которой гости сидят и смотрят, то в концепции ярмарки человек, скорее, передвигается между разными базами развлечений и активностей.

Тем не менее, главная сцена как основная точка внимания необходима. С этой сцены будут произноситься главные речи, ради которых был создан этот ивент, например, выступление топ-менеджмента или отчетная история. Иногда это могут быть награждения, но сейчас это не очень популярно.

Кому и для каких целей подойдет такой формат?

Абсолютно всем компаниям. Это действительно альтернатива в нынешней ситуации, и с этой альтернативой логично считаться. В ней однозначно больше плюсов, чем у онлайна. Такой формат по бюджету будет несколько дороже, ведь нам придется потратиться на обогрев и туалеты, на какие-то инфраструктурные решения. Но это не критическое увеличение бюджета. 

Ивент можно организовать в окрестностях города подальше от большого скопления людей. Мероприятие  в Карпатах выглядит заманчиво, но в этом случае всем придется садиться в поезд и вместе ехать в закрытом помещении, а это нехорошо  с точки зрения безопасности и COVID-19.

Хотя это можно было бы организовать, если есть возможность индивидуального трансфера небольшого количества гостей.

В любом случае есть из чего выбрать. Поэтому outdoor-формат мероприятий — это прекрасная альтернатива для корпоративных ивентов в этом сезоне.

Автор: Алексей Куликов, основатель ивент-агентства Ant@Hill

Обсудить с другими читателями:
Effie
Погода