Понятное письмо: миф или реальность

“Чем быстрее мы поймем клиента, тем быстрее и эффективнее мы сможем подготовить продукт, который будет соответствовать ожиданиям и целям” — Сергей Науменко, Sales Director NB HUB razom communications, о техниках построения коммуникации, которые пригодятся хорошему sales-менеджеру и не только.

Комментарии 2287

Каждый из нас сталкивался с тем, что в письмах с потенциальными клиентами неверно понимали суть изложения и возникала мискоммуникация. В нашей жизни разговор выстраивается в порядке возникновения мыслей, но в письме такой текст будет непонятен. Человек формирует в своей голове определенную конструкцию, которая может не совпадать с логикой собеседника. Важно предположить какие вопросы могут возникнуть и построить письмо структурировано. Мой коллега, Sales Director NB HUB razom communications, Антон Андрусяк недавно писал о построении устной коммуникации. Он уделял большое внимание эмоциональной составляющей и невербальной коммуникации. Но в письменном общении невозможно играть тембром, интонацией и темпом речи, что усложняет взаимопонимание. Я  расскажу как выстроить структуру текста, чтобы он был понятен без дополнительных приемов.

Человек в краткосрочной памяти может удержать около 7 идей или объектов. И чтобы запомнить больше, важно выстроить логические связи между пунктами, объединяя их в группы.

Консалтинговая компания McKinsey & Company разработала золотые правила общения, делового письма и устных выступлений, которыми пользуются во всем мире. Они выстроили типы мышления и, полагаясь на них, создали типы структурирования информации. Мы в razom communications пользуемся этой техникой, что значительно облегчает коммуникацию.

В зависимости от типов мышления, существуют три основных подхода к построению мысли. Они называются “построением пирамиды”, потому что визуализируя, мы видим главную идею на верхушке пирамиды, от которой вниз выстраиваются вопросы и аргументы.

Сверху Вниз. Человек может воспринимать информацию только в том порядке, в котором ее излагает спикер. Если заранее не объяснить логику и взаимосвязь, то собеседник это сделает сам и скорее всего, они не совпадут. В таком подходе изначально выстраивается главная мысль, потом добавляя аргументацию или детализацию.

Снизу Вверх. Зачастую человек не мыслит структурировано от темы к аргументам, а от них к вопросам -  он выстраивает идеи хаотично. В этом подходе стоит объединить сгенерированные идеи в группу, потом в абзацы, а абзацы в разделы, в конце концов соединив их главным тезисом. Таким образом мы выстраиваем текст, подводя собеседника к основной мысли.

Горизонтально. Все идеи должны не просто отвечать на вопрос, вытекающий из вышестоящего утверждения, но и быть логичным. Идеи должны излагаться в форме либо индуктивной (от аргументов к общей гипотезе), либо дедуктивной аргументации (от общего положения к аргументам).

Существуют 3 золотых правила, которые помогут правильно структурировать и делать целенаправленную работу по написанию нужного документа, выступления, письма и всего, что состоит из слов, а не хаотично записывать мысли:

  • Каждая идея должна обобщать идеи, сгруппированные ниже.
    Если ты не можешь объединить абзац (раздел) одной идеей, значит текст структурирован неправильно, нужно разобрать идеи и сгруппировать по новой.

  • Идеи в одной группе должны быть однотипными, то есть иметь нечто общее. Наиболее простым приемом для проверки — обобщить их одним существительным. Если не получается, значит нужно пробовать структурировать по-другому.

  • Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности. Наш мозг может генерировать любую умственную деятельность только в 4 типах: дедуктивный, хронологический, структурный, сравнительный. Только  в таких последовательностях он может выстраивать идеи.

Пользуясь этой техникой, мы можем гораздо облегчить ресурсы на написание долгих (и очень важных) писем и быстрее прийти к консенсусу с клиентом, понимая друг друга с полуслова. Чем быстрее мы поймем клиента, тем быстрее и эффективнее мы сможем подготовить продукт, который будет соответствовать ожиданиям и целям.

sostav.ua

Обсудить с другими читателями:
Погода
Effie