Що спільного між корпоративом ІТ-компанії та асамблеєю ВОІВ у Женеві?

Олексій Куліков, керуючий партнер івент-агентства [email protected] — про організацію івентів

Коментарі 1276

Осінь 2019 року, Швейцарія. День України на генеральній асамблеї Всесвітньої організації інтелектуальної власності (ВОІВ) у Женеві. Україна вперше в історії представлена ​​на цій події та демонструє свій інтелектуальний потенціал.

Зима 2021, Україна. Новорічний корпоратив ІТ-компанії у форматі клубної вечірки у стилі «Вечірка у Лас-Вегасі» у Києві.

Що поєднує ці події? Їх організацією займалося одне й те саме івент-агентство [email protected] Його керуючий партнер Олексій Куліков розповідає, що спільного в організації таких різних на перший погляд подій.

День України на генеральній асамблеї ВОІВ у Женеві

Те, що називалося Днем, насправді було 6-денною подією з підготовкою протягом восьми місяців. До наших обов'язків увійшли розробка та організація всього комплексу заходів — починаючи від виставкового павільйону українських стартапів і закінчуючи гала-вечерею для 600 гостей-членів асамблеї, делегацій 191 країни та представників ООН. А це планування, координація, логістика, монтаж та демонтаж, налаштування експонатів, кейтеринг та розважальна програма, подарунки, брендинг, відеоролики та повна відповідність дипломатичному протоколу.

Ми виконували проєкт «під ключ», починаючи від підготовки та перемоги у тендері на ProZorro, розробки й візуалізації основної ідеї та реалізації шестиденного комплексу подій до повернення додому.

Представники України на цьому заході презентували свій інтелектуальний потенціал, підписали серію урядових документів та посилили співпрацю із ВОІВ.

Наш же особистий результат як івент-агентства — подяка не лише представникам України, а й представникам секретаріату (організаторів) залу асамблеї ООН, де власне все й відбувалося. І, звісно, ​​ще один крок до європейського ринку.

І насамкінець трохи цифр:

  • тривалість проєкту — 8 місяців;
  • команда організаторів — 6 осіб;
  • команда підрядників — понад 20 осіб;
  • кількість гостей — від 4 до 600 осіб у різні дні;
  • кількість вантажів — 25 тонн з України.

Корпоратив для ІТ-компанії

Через договір про конфіденційність не називатиму замовника, але розповім про те, як ми організували новорічний корпоратив у форматі клубної вечірки у стилі «Вечірка в Лас-Вегасі».

Мета івенту — презентувати річний звіт про успіхи компанії, посилити внутрішньокомандні зв'язки та рівень лояльності до HR-бренду і просто добре потусити разом, що особливо важливо за часів віддаленої роботи.

Як результат — стильна емоційна атмосфера, безліч розваг та пам'ятних колективних спогадів. Ну а нам — подяки, подяки та ще раз подяки.

І знову трохи цифр:

  • тривалість проєкту — 3 місяці;
  • команда організаторів — 2 особи;
  • команда підрядників — понад 20 осіб;
  • кількість гостей — 120 осіб;
  • кількість вантажів — 5 тонн з України.

Спільного більше, ніж відмінностей

Що ж спільного може бути у таких проєктів і чому ми, івентори, з однаковим професіоналізмом беремося за реалізацію начебто таких різних подій? Ось кілька загальних складових.

1.   Є шість універсальних питань, на які потрібно відповісти кожному організатору: Що? Навіщо? Де? Коли? Хто? Як? І вони виникають у всіх проєктах.

2.   У всіх організаційних проєктів дуже схожа структура, яка потребує відповідей та рішень: програма, сценарій, план; локація, харчування, логістика, декорування, брендування, продакшн, технічне забезпечення; активності, фотозони, шоу-програми; команда та артисти; ведення заходу та його безпека.

3.   Кожен проєкт має свій кінець і свій дедлайн. І у випадку з івент-сферою посунути його неймовірно складно, а найчастіше навіть неможливо. А ще свій проєктний план — така собі діаграма Ганта із зазначенням відповідальних та термінів виконання проєкту.

4.   Експертиза. Не важливо, з якого приводу та з якою метою потрібно зібрати людей в одному місці. Так чи інакше, будь-яке скупчення людей необхідно організувати та забезпечити як мінімум такими базовими речами, як харчування та вбиральні, безпека, комфортна температура приміщень. Адже є ще й емоційні потреби: цей захід має викликати радість, сум, драйв, натхнення чи захоплення. На кожну з таких потреб потрібна експертиза, а не просто думка колеги щодо того чи іншого артиста.

5.   План монтажу/демонтажу. Ви знали, що банальне розвантаження 1500 коробок із подарунками може зайняти до чотирьох годин? Це розуміння приходить лише з досвідом, і такі речі, як монтаж та демонтаж, також необхідно ретельно планувати.

6.   Постачальники та підрядники у вас найчастіше будуть одні й ті самі, незалежно від мети та формату події. Це стосується як кейтерингу, так і декорацій, техніки та інших організаційних моментів.

Відмінностей у підготовці заходів різного формату насправді не так багато. Так, є проєкти з акцентом на маркетинг та піар, є з акцентом на HR, є закриті приватні заходи. Але структурою вони дуже схожі.

То що, спеціалізацій в івент-агентств немає?

Чи означає це, що будь-яке івент-агентство здатне провести будь-який захід? З погляду ринку, мабуть, є сенс розділити агенції, де домінує below-the-line складова (виставки, інтеграції, лончі, NCP), розважальні події (корпоративи, дні народження, тімбілдінги) та MICЕ (від англ. Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) — діловий туризм.

Є агенції, які працюють лише з великими корпораціями, є ті, хто мають справу із середнім бізнесом, інші спеціалізуються на приватних івентах.

Але якщо в агентстві присутня проєктна структура організації праці та є необхідні фахівці з експертизою, то такі агенції можуть вільно інтегруватися в багато видів заходів.

У нас в [email protected] високий показник повторних звернень. Ми давно порахували, що набагато вигідніше працювати зі старими клієнтами, ніж купувати нових. Тим не менш, слід зазначити, що в передусім ми працюємо з людьми, а людям, як відомо, властиво змінювати компанію, але працювати зі своєю перевіреною базою контактів та підрядників.

Крім креативності, розуміння, залученості, у роботі з агентством цінують продуманість пропозицій. Приклад із нашого досвіду участі в тендерах: наші кошториси дещо вищі, ніж в інших, але при цьому бюджет практично не змінюється під час реалізації проєкту. Це дає нам менше шансів на перемогу в короткостроковій перспективі для залучення нових клієнтів, але більша ймовірність, що з нами захочуть працювати знову ті, у кого такий досвід уже був.

Справжніх івент-профі відрізняють не свіжі ідеї сценаріїв, «яких ще не бачив світ», а досвід та комплексне бачення всього процесу. І в цьому плані у розважальних та бізнес-подій насправді багато спільного. Не так уже й важливо, плануєте ви всесвітню технологічну виставку або закриту вечірку для друзів, — у будь-якому випадку варто не ризикувати і звертатися до професіоналів, якщо вам хочеться, щоб все пройшло на високому рівні. Якщо у вас вже є вкрай позитивний досвід взаємодії з агентством в організації конференції, можливо, має сенс звернутися до них для проведення, наприклад, корпоративу.

Обговорити з іншими читачами:
Погода