Вже 10 років український бізнес вчиться переживати масштабні потрясіння: від фінансової кризи у 2009 до коронавірусу у 2020. Сьогодення ж бізнесу – це ризики втрат даних чи зупинки процесів через екстрені відключення електроенергії та ракетні удари.
Стагнація є недопустимою для української економіки, тому компанії ще весною почали автоматизувати свої процеси та адаптувати роботу до нових умов, щоби не зупиняти бізнес активність. Виклики воєнного часу потребують переосмислення процесів – не лише покупки генератора та старлінка.
На прикладі найбільш частих запитів від українських компаній демонструємо потреби ринку та у що інвестували українські великі компанії протягом останнього року.
- Перехід від наземних корпоративних порталів до хмарного Teams.
Географічні переміщення Україною та світом спричинили в компаніях внутрішній хаос в комунікаціях: компанії, що мали наземні сервери, втратили можливість спілкуватися з командою поза межами офісу; ті, хто навіть під час ковіду не перейшли на віддалену роботу, й взагалі не змогли працювати в умовах розпорошених команд.
Перехід на корпоративний тімс дав змогу командам працювати звідусіль, мати доступ до спільної роботи над файлами в реальному часі та бути на зв’язку з будь-якої точки світу.
“За останній рік динаміка переїзду в Teams зросла в 4 рази,” - коментує Євген Постольник, директор департаменту ІТ рішень Konica Minolta Ukraine. “Ми бачимо це по нашій воронці проєктів”.
- Автоматизація процесів та кастомізовані рішення
Цього року популярними серед запитів від компаній були налагодження процесів з особливими потребами. Компанії інвестували low-code інструменти, як-от Power Apps та Power Automate, для створення власних застосунків та налаштування воркфлоу.
Ці інструменти допомагають компаніям не інвестувати в підключення інтеграторів, адже сотні вбудованих форм та інструментів з легкістю автоматизують повсякденні завдання.
До речі, до кінця 2023 року Microsoft надає українським компаніям більше гнучких можливостей ліцензування, тож фокусом є безпосередньо процес впровадження та адаптації користувачів.
Серед потреб:
- інструменти для управління проєктами. Будують певне середовище, альтернативу “джири”, в якій вплив наявності в іншого колеги світла чи зв’язку на проєктну роботу стає значно меншим.
- HR процеси: відкриття нових вакансій, прийом нового співробітника на роботу, онбординг, навчання, оформлення документів. Плинність кадрів у 2022 зросла – частина співробітників виїхала за кордон, хтось мобілізувався, – компанії стали витрачати більше грошей на пошуки, розкачку, знайомство з процесами в компанії.
- погодження службових записок, відряджень та відпусток, первинних документів – для роботи з документами необхідний керований чіткий процес
- замовлення канцелярії. Попри все офіси працюють і ручні підписи договорів нікуди не ділися ;)
- Бекап даних
Резервне копіювання в хмару та аварійне відновлення даних – мастхев у воєнні часи. Тим паче за даними держспецзв'язку, зараз кібератаки зросли втричі: росіяни намагаються завдати якомога більше шкоди інфраструктурі та зупинити роботу українського бізнесу, економічного тилу країни.
Наприклад, у звіті про кібератаки за третій квартал 2022 Державного центру кіберзахисту сказано, що в порівнянні з аналізом другого кварталу, кількість загроз з IP-адресою росії, зросла у 35 разів.
“Мінімальна інтеграція бекапу даних коштує декілька тисяч євро, але подібні інвестиції є запорукою надійності компанії та допомагають запобігти десятикратним втратам, сотень та навіть мільйонів тисяч євро. Також згідно з європейським законодавством на компанії, що не захистили співробітників від витоку персональних даних накладаються мільйонні штрафи,” - додає Ігор Жданов, експерт з хмарних рішень Konica Minolta Ukraine.
Здебільшого зараз великі компанії будують рішення для відновлення втрачених даних на Microsoft Azure, хмарній платформі: це просто, безпечно, доступно та заощаджує кошти. Стовпом є лише обрати “дата центр чи SaaS/IaaS”.
- Хмарний друк
Наразі компанії активно переходять на хмарні CRM та ERP системи, але іноді забувають про процеси друку документів. Наше останнє дослідження з Quocirca демонструє, що 37% компаній в інших Європейських країнах планують перенести керування друком у хмару найближчим часом, а 39% вже зробили це.
Звичайно, в першу чергу ми бачимо цінність в площині IT-адміністрування, але й для кінцевих користувачів це дуже вагома оптимізація.
Тільки уявіть собі, що ви можете роздрукувати будь-який файл буквально в два клаци як з ноутбука, так і з телефону, без обмежень драйверів та корпоративної мережі.
Організація хмарного мобільного друку – це можливість бути не прив’язаним до фізичного сервера. Тобто, що б не сталося, друк буде безперебійним.
- Електронний документообіг
З віддаленою роботою та зростанням розпорошених команд виріс попит на ЕЦП, електронний цифровий підпис. Компанії вимушені погоджувати та підписувати документи на відстані, та впроваджувати комплексні системи, що проходять всі етапи роботи з документами: створення, обмін правками, верифікація та погодження, підписання, обмін з контрагентами та архівування.
Для ефективного документообігу, компанії мусять не латати дірки оркестром різних рішень, а переходити до стратегії інтелектуального управління інформацією, в основі якої лежать метадані. Тобто при роботі з документами на будь-якому етапі ключовим питанням має бути не “де він зберігається”, а який в документу вміст: дата, тип, контрагент, суми, специфікації, формат тощо.
- Міграція з російських систем:
Десятки тисяч українських компаній досі працюють з російською 1С, CRM-системами, антивірусами та конструкторами сайтів – попри загрозу національній безпеці.
Всі вони мають безліч аналогів, та навіть українських. І свідомі компанії вже розпочали, а деякі і завершили перехід на сучасні аналоги цивілізованого світу.
CRM: Creatio (Terrasoft), Dynamics (Microsoft)
Документообіг: M-Files, E-Docs
Цифрове робоче місце: MS Teams.
Певен, що у 2023 році ми спостерігатимемо лише зріст попиту на автоматизацію бізнесу.
По перше, компанії все частіше стикаються з конфліктом інтересів між керуючою та виконавчою бізнес-функціями. В багатьох випадках рішення щодо автоматизації процесів історично приймалися в центральних керуючих офісах. Враховуючи, що сьогодні керуючі офіси дуже часто евакуйовані до Європи, все більше відповідальності віддається на виконавчу сторону, що забезпечує роботу бізнесу безпосередньо в Україні.
По друге, все більше компаній так чи інакше адаптуються до кризових умов. Тож все більше бізнес-процесів мають мати відповідні набуті властивості, що стають критично необхідними для забезпечення сталої керованості в умовах зовнішнього впливу обставин непереборної сили.
